Письмо Минфина о сшивах документов, отдаваемых налоговикам, разослано в инспекции

24 ноября 2015

Письмом от 5 ноября 2015 г. N ЕД-4-2/19237 ФНС направила налоговым органам для использования в работе письмо Минфина о сшивах документов.

В данном письме от 29 октября 2015 г. N 03-02-РЗ/62336 Минфин, в частности, обратил внимание, что абзацем вторым пункта 2 статьи 93 НК установлено, что представление документов в налоговые органы на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

В этих целях Минфин рекомендует формировать сшив документов или их копий объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы.

Все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см.

На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания.

Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.