Как подтвердить расходы за проезд «большегрузов»

29 января 2016

Минфин РФ разъяснил, что документом, подтверждающим понесенные расходы на выплату средств в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам от проезда «большегрузов», будет служить отчет оператора, в котором указывается маршрут транспортного средства с привязкой ко времени (дате) начала и окончания его движения. Дополнительно расходы подтвердят первичные учетные документы, составленные самим налогоплательщиком, об использовании транспортного средства с разрешенной максимальной массой свыше 12 тонн на определенном маршруте (письмо Минфина от 11 января 2016 г. № 03-03-РЗ/64).

Кроме того, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению ведомства, плата в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам транспортными средствами с разрешенной максимальной массой свыше 12 тонн, относится к другим расходам, связанным с производством и реализацией, которые учитываются при налогообложении прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Оператор, на которого возложены обязанности по обеспечению функционирования системы взимания платы, ведет персонифицированный учет по каждому владельцу зарегистрированного транспортного средства в виде записи, содержащей информацию о маршруте, пройденном транспортным средством, с отметкой даты и времени начала и окончания движения по маршруту. Такая методика указана в пункте 6 Правил взимания платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн, утвержденных  Постановлением Правительства от 14 июня 2013 года № 504.

Что касается документов, оформляемых самим налогоплательщиком для подтверждения расходов, то их может быть несколько.
1. Путевой лист
Основным документом, подтверждающим  эксплуатацию транспортного средства, является путевой лист. Для автотранспортных организаций оформление путевых листов носит обязательный характер.  Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П утвержден Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. В нем указываются не только данные по водителю и автомобилю, но и данные по маршруту (заданию).
2. Чеки АЗС
Расходы, понесенные водителем на оплату ГСМ, подтвердят чеки АЗС.
При этом наличие одних только чеков АЗС при отсутствии путевого листа не может подтверждать целесообразность затраченных денежных средств. 
Сюда же можно отнести чеки, полученные водителем в пункте взимания платы, в случае проезда по платному участку автодороги.
3. Товарно-транспортная накладная
Еще одним документом, подтверждающим автомобильную перевозку, может быть товарно-транспортная накладная (по форме 1-Т или ТОРГ-12), которой оформляется движение товара от поставщика к покупателю.

Вышеназванные документы будут являться документальным подтверждением расходов, а значит, при расчете налога на прибыль в налоговую базу можно включать затраты по оплате проезда большегрузного транспорта.